Mã SKU Là Gì? Tầm Quan Trọng và Cách Tạo Mã SKU Hiệu Quả
Mã SKU là dạng định danh duy nhất giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả qua việc dễ dàng theo dõi sản phẩm, tối ưu quy trình kinh doanh. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng tìm hiểu chi tiết về khái niệm, vai trò, và cách tạo mã SKU để áp dụng ngay cho doanh nghiệp của bạn!
Nội dung bài viết
1. Mã SKU là gì?
SKU hay còn gọi là Stock Keeping Unit là một mã định danh duy nhất được sử dụng để quản lý và theo dõi hàng tồn kho trong kinh doanh. Mã SKU giúp doanh nghiệp nhận diện từng sản phẩm cụ thể dựa trên các đặc điểm như kích thước, màu sắc, kiểu dáng, hoặc các thuộc tính khác. Không giống như mã UPC (Universal Product Code) mang tính toàn cầu, mã SKU được tạo riêng bởi từng doanh nghiệp để phù hợp với nhu cầu quản lý của họ.
Mã SKU là một công cụ quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, bán hàng, và logistics, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử hoặc chuỗi bán lẻ. Nó đảm bảo rằng mọi sản phẩm đều được theo dõi chính xác từ khi nhập kho đến khi đến tay khách hàng.
2. Tầm quan trọng của mã SKU trong kinh doanh
2.1. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Mã SKU cho phép doanh nghiệp kiểm soát số lượng hàng hóa một cách chính xác. Bằng cách sử dụng SKU sản phẩm, doanh nghiệp có thể:
- Theo dõi số lượng tồn kho theo từng biến thể sản phẩm.
- Nhanh chóng xác định tình trạng của loại sản phẩm.
- Giảm thiểu rủi ro sai sót khi kiểm kho thủ công.
Ví dụ, nếu bạn bán giày thể thao với nhiều màu sắc và kích cỡ, mã SKU sẽ giúp bạn biết chính xác còn bao nhiêu đôi giày màu đen, cỡ 42 trong kho.
Bài viết cùng chủ đề
Top 5 phần mềm quản lý kho tại Việt Nam: Doanh nghiệp nên chọn phần mềm nào?
2.2. Tăng cường hiệu quả bán hàng
Trong bán hàng, đặc biệt là thương mại điện tử, mã SKU giúp khách hàng và nhân viên dễ dàng tìm kiếm sản phẩm. Khi khách hàng đặt hàng, mã SKU đảm bảo rằng đúng sản phẩm được chọn và giao đến.
Ngoài ra, mã SKU cũng hỗ trợ trong việc phân tích dữ liệu bán hàng. Bạn có thể sử dụng mã SKU để xác định sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào tồn kho lâu, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
2.3. Hỗ trợ logistics và vận chuyển
Trong quy trình vận chuyển, mã SKU giúp nhân viên kho và đối tác logistics xác định chính xác sản phẩm cần đóng gói và giao hàng. Điều này giảm thiểu sai sót, đặc biệt khi doanh nghiệp xử lý số lượng đơn hàng lớn.
2.4. Tích hợp với hệ thống quản lý
Hầu hết các phần mềm quản lý hàng tồn kho đều yêu cầu sử dụng mã SKU để đồng bộ hóa dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
Giải pháp Quản lý và Vận hành kho hàng WMS tại HTN Solutions
3. Phân biệt mã SKU và mã UPC/Barcode
Nhiều người nhầm lẫn giữa mã SKU và mã UPC hoặc barcode. Dưới đây là sự khác biệt chính:
Tiêu chí | Mã SKU | Mã UPC/Barcode |
Định nghĩa | Mã nội bộ do doanh nghiệp tự tạo. | Mã chuẩn quốc tế cho sản phẩm. |
Mục đích | Quản lý hàng tồn kho nội bộ. | Nhận diện sản phẩm trên toàn cầu. |
Cấu trúc | Tùy thuộc vào doanh nghiệp. | Chuỗi số cố định (thường 12-13 chữ số). |
Tính duy nhất | Duy nhất trong nội bộ doanh nghiệp. | Duy nhất trên toàn cầu. |
Ví dụ, một sản phẩm có thể có mã UPC là “012345678905” nhưng mã SKU là “SHOE-BLACK-42”. Doanh nghiệp sử dụng cả hai loại mã này để quản lý và bán hàng hiệu quả.
Bài viết cùng chủ đề
Phần mềm quản lý tồn kho: Lựa chọn nào phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?
4. Cách tạo mã SKU hiệu quả
4.1. Xác định các thuộc tính sản phẩm
Bước đầu tiên là phân tích và liệt kê các đặc điểm chính của sản phẩm để đảm bảo mã SKU phản ánh đầy đủ thông tin cần thiết. Các thuộc tính phổ biến bao gồm:
- Loại sản phẩm: Phân loại sản phẩm (ví dụ: áo thun, giày, điện thoại, linh kiện điện tử).
- Màu sắc: Các biến thể màu (đỏ, xanh, đen, trắng, v.v.).
- Kích thước: Kích cỡ sản phẩm (S, M, L hoặc 38, 39, 40).
- Chất liệu: Vật liệu sản phẩm (cotton, da, nhựa, kim loại).
- Thương hiệu: Tên thương hiệu (Nike, Adidas, Apple, Samsung).
- Dòng sản phẩm hoặc năm sản xuất: Dành cho các sản phẩm có phiên bản khác nhau (iPhone 14, iPhone 15).
- Các đặc điểm khác: Tùy thuộc vào ngành, có thể thêm đặc điểm như mùa (hè, đông), lô sản xuất, hoặc khu vực bán hàng.
Mẹo chuyên sâu:
- Ưu tiên các thuộc tính ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định mua hàng hoặc quy trình kho. Ví dụ, trong ngành thời trang, màu sắc và kích thước thường quan trọng hơn chất liệu.
- Nếu danh mục sản phẩm đa dạng, hãy tạo danh sách thuộc tính theo thứ tự ưu tiên để tránh mã SKU quá phức tạp.
4.2. Thiết lập quy tắc đặt mã SKU
Một quy tắc đặt mã SKU nhất quán và logic là nền tảng để hệ thống hoạt động trơn tru. Quy tắc này cần đáp ứng các tiêu chí sau:
- Ngắn gọn: Mã SKU lý tưởng nên dài từ 8-12 ký tự để dễ nhập liệu và quét mã.
- Rõ ràng: Mã phải dễ hiểu, giúp nhân viên hoặc hệ thống nhận diện ngay đặc điểm sản phẩm.
- Dễ mở rộng: Quy tắc phải linh hoạt để áp dụng cho các sản phẩm mới mà không cần thay đổi cấu trúc.
- Tính phân cấp: Sắp xếp thuộc tính theo thứ tự từ chung đến cụ thể (ví dụ: loại sản phẩm → thương hiệu → màu sắc → kích thước).
Cấu trúc mẫu:
[Loại sản phẩm]-[Thương hiệu]-[Màu sắc]-[Kích thước]-[Mã số thứ tự]
- Áo thun Nike, màu xanh dương, cỡ M, mã số 001 → TSH-NK-BLU-M-001
- Giày Adidas, màu đen, cỡ 42, mã số 005 → SHOE-AD-BLK-42-005
Mẹo chuyên sâu:
- Sử dụng các mã viết tắt cố định (3-4 ký tự) cho từng thuộc tính để giữ mã ngắn gọn (ví dụ: “BLK” cho đen, “WHT” cho trắng).
- Nếu doanh nghiệp có nhiều danh mục sản phẩm, hãy thêm mã phân loại ở đầu (ví dụ: “AP” cho apparel, “EL” cho electronics).
- Dự phòng các ký tự cho tương lai, ví dụ: để trống một vài số cuối cho các lô hàng mới.
4.3. Sử dụng chữ cái và số một cách hợp lý
Để mã SKU dễ đọc và tương thích với hệ thống, cần tuân theo các nguyên tắc sau:
- Chữ cái:
- Sử dụng chữ in hoa để biểu thị loại sản phẩm, thương hiệu, màu sắc (ví dụ: “TSH” cho áo thun, “BLU” cho xanh dương).
- Tạo danh sách mã viết tắt chuẩn hóa và chia sẻ với đội ngũ để đảm bảo tính thống nhất.
- Tránh sử dụng các ký tự dễ nhầm lẫn như “I” (chữ i in hoa) hoặc “O” (chữ o in hoa) vì chúng có thể bị nhầm với số 1 hoặc 0.
- Số:
- Sử dụng số để biểu thị kích thước, mã số thứ tự, hoặc lô sản phẩm (ví dụ: “42” cho cỡ giày, “001” cho số thứ tự).
- Định dạng số với độ dài cố định (ví dụ: luôn dùng 3 chữ số cho mã thứ tự: 001, 002, 003).
- Tránh ký tự đặc biệt: Không dùng ký tự như @, #, %, hoặc dấu cách vì chúng có thể gây lỗi khi tích hợp với phần mềm quản lý kho hoặc máy quét mã vạch.
Ví dụ thực tế:
- Sai: TSH@BLUE-M#001 (có ký tự đặc biệt).
- Đúng: TSH-BLU-M-001 (sạch sẽ, dễ đọc).
4.4. Đảm bảo tính duy nhất của mã SKU
Mỗi mã SKU phải là duy nhất để tránh nhầm lẫn trong kho hoặc khi bán hàng. Để đạt được điều này:
- Kiểm tra trước khi sử dụng: Trước khi gán mã SKU mới, sử dụng phần mềm quản lý kho để kiểm tra xem mã đã tồn tại chưa.
- Tạo cơ sở dữ liệu SKU: Lưu trữ tất cả mã SKU trong một hệ thống tập trung (Excel, Google Sheets, hoặc phần mềm quản lý kho) để dễ tra cứu.
- Định kỳ rà soát: Thường xuyên kiểm tra danh sách SKU để phát hiện trùng lặp hoặc mã không còn sử dụng.
4.5. Tích hợp mã SKU vào hệ thống quản lý
Sau khi tạo mã SKU, việc tích hợp chúng vào quy trình vận hành là bước quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả:
- Nhập mã SKU vào phần mềm: Đảm bảo mã SKU được nhập chính xác vào hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System – WMS) hoặc nền tảng bán hàng.
- In nhãn mã vạch: Sử dụng máy in mã vạch (như Zebra, Brother) để in nhãn SKU và dán lên sản phẩm, kệ kho, hoặc pallet.
- Đào tạo nhân viên: Tổ chức đào tạo để nhân viên hiểu cách sử dụng mã SKU, từ quét mã vạch đến tra cứu thông tin sản phẩm.
- Kết nối với máy quét: Đảm bảo máy quét mã vạch tương thích với hệ thống và có thể đọc chính xác mã SKU.
- Đồng bộ đa nền tảng: Nếu bán hàng qua nhiều kênh, tích hợp mã SKU với các nền tảng như Amazon, Shopee, hoặc POS để đảm bảo dữ liệu thống nhất.
Mẹo chuyên sâu:
- Sử dụng phần mềm mã vạch để thiết kế nhãn SKU chuyên nghiệp, bao gồm cả thông tin bổ sung như tên sản phẩm hoặc ngày hết hạn.
- Kiểm tra định kỳ tính chính xác của dữ liệu SKU trong hệ thống để tránh sai lệch khi nhập/xuất kho.
Bài viết cùng chủ đề
7 cách tối ưu quy trình xuất nhập kho cho doanh nghiệp bằng công nghệ
5. Một số lưu ý khi tạo và sử dụng mã SKU
- Đơn giản hóa mã SKU: Mã SKU quá phức tạp có thể gây khó khăn cho nhân viên và khách hàng. Hãy giữ mã SKU ngắn gọn nhưng đủ thông tin.
- Cập nhật thường xuyên: Khi có sản phẩm mới hoặc thay đổi thuộc tính sản phẩm, hãy cập nhật mã SKU kịp thời.
- Thử nghiệm trước khi triển khai: Áp dụng hệ thống SKU trên một nhóm sản phẩm nhỏ để kiểm tra tính hiệu quả trước khi mở rộng.
- Sao lưu dữ liệu: Lưu trữ danh sách SKU trên đám mây để tránh mất dữ liệu.
Tích hợp với mã vạch chuẩn: Nếu có thể, kết hợp SKU với các chuẩn mã vạch như UPC hoặc EAN để tăng khả năng tương thích quốc tế.
6. Phần mềm quản lý kho WMS tại HTN Solutions
Là đơn vị cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến, HTN Solutions giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất nhập kho, nâng cao hiệu quả quản lý qua việc áp dụng mã SKU vào quy trình với các tính năng như:
- Phần mềm quản lý kho tùy chỉnh: Đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn.
- Kiểm tra hàng tồn kho định kỳ: Thiết lập kiểm tra hàng tồn kho theo SKU với tần suất tùy chỉnh, giúp tối ưu quy trình kiểm kê.
- Quản lý số sê-ri: Lưu trữ và xác minh số sê-ri duy nhất cho từng sản phẩm có cùng iSKU, đảm bảo độ chính xác và truy xuất dễ dàng.
- Giải pháp Fulfillment hoàn chỉnh: Cung cấp quy trình xử lý đơn hàng từ đầu đến cuối, tối ưu hoạt động Logistics và mở rộng quy mô kinh doanh hiệu quả.
Với kinh nghiệm và cam kết mang lại giá trị thực, HTN Solutions là đối tác lý tưởng để giúp doanh nghiệp của bạn chuyển đổi số trong quản lý kho bãi.
Bài viết cùng chủ đề
Tính năng nổi bật chính của WMS tại HTN Solutions
7. Kết luận
Mã SKU là gì? Đó là một công cụ không thể thiếu trong quản lý hàng tồn kho và kinh doanh hiện đại. Bằng cách tạo mã SKU một cách khoa học và áp dụng chúng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng, và cải thiện hiệu suất bán hàng.
Hãy liên hệ ngay với HTN Solutions để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp quản lý tồn kho toàn diện. Tại HTN Solutions, chúng tôi cung cấp giải pháp IT Helpdesk và phần mềm WMS giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tối ưu nguồn lực và tăng trưởng bền vững.
HTN Solutions - Giải pháp IT toàn diện cho mọi doanh nghiệp với các dịch vụ tùy chỉnh như:
- Giải pháp Microsoft 365 : Tăng hiệu suất làm việc, giải quyết công việc một cách nhanh chóng, ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào và trên bất kỳ thiết bị nào.
- Giải pháp kho WMS : Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình quản lý kho, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất bởi việc đồng bộ real-time.
- Dịch vụ IT Helpdesk : Giảm thiểu tối đa rủi ro khi gặp sự cố kỹ thuật, tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
