Dịch Vụ Kiểm Kê Hàng Tồn Kho: Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Thuê Ngoài Thay Vì Tự Kiểm Kê?
Kiểm kê hàng tồn kho là một trong những hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực và kinh nghiệm để tự thực hiện công việc này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về kiểm kê hàng tồn kho, khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho, và những lợi ích mà phương án này mang lại.
Nội dung bài viết
1. Tầm quan trọng của kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, đếm và ghi nhận số lượng, tình trạng của hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho tại một thời điểm nhất định. Mục tiêu chính của hoạt động này là đảm bảo số liệu thực tế khớp với sổ sách, phát hiện sai lệch, hư hỏng hoặc thất thoát hàng hóa. Đây là nền tảng để doanh nghiệp lập báo cáo kiểm kê hàng tồn kho, từ đó đưa ra các quyết định quản lý kho hiệu quả.
Một số lợi ích của việc kiểm kê hàng tồn kho:
- Đảm bảo tính chính xác: Giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng hàng hóa thực tế, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.
- Tối ưu hóa chi phí: Phát hiện sớm các vấn đề như hàng hỏng, hết hạn sử dụng, từ đó giảm thiểu tổn thất.
- Tuân thủ quy định: Đáp ứng quy định về kiểm kê hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán và pháp luật.
- Hỗ trợ lập kế hoạch: Cung cấp dữ liệu chính xác để lập kế hoạch nhập hàng, bán hàng và sản xuất.
Bài viết cùng chủ đề
Quản lý kho bằng Excel có còn phù hợp trong thời đại chuyển đổi số?
2. Khi nào doanh nghiệp nên tự kiểm kê hàng tồn kho?
Tự kiểm kê là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, có quy mô kho hàng hạn chế và đội ngũ nhân viên đủ năng lực. Dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp có thể tự thực hiện:
- Quy mô kho nhỏ: Nếu kho hàng có số lượng sản phẩm ít, dễ quản lý, doanh nghiệp có thể tự thực hiện các bước kiểm kê hàng tồn kho mà không cần thuê ngoài.
- Nguồn lực sẵn có: Doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên được đào tạo về cách kiểm kê kho hiệu quả và am hiểu về hàng hóa.
- Chi phí hạn chế: Tự kiểm kê giúp tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho.
Bài viết cùng chủ đề
Phần mềm quản lý tồn kho: Lựa chọn nào phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?
2.1. Các bước kiểm kê hàng tồn kho tự thực hiện
Để tự kiểm kê hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình kiểm kê hàng tồn kho rõ ràng. Dưới đây là các bước kiểm kê hàng tồn kho cơ bản:
- Lập kế hoạch kiểm kê: Xác định thời gian, phạm vi kiểm kê (toàn bộ kho hay một phần) và phân công nhân sự.
- Chuẩn bị kho hàng: Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, phân loại theo danh mục để dễ kiểm tra.
- Tiến hành kiểm tra: Sử dụng bảng biểu hoặc phần mềm kiểm kê hàng hóa để ghi nhận số lượng, mã hàng, tình trạng sản phẩm.
- So sánh số liệu: Đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách kế toán để tìm ra sai lệch.
- Lập báo cáo: Hoàn thiện báo cáo kiểm kê hàng tồn kho, ghi nhận kết quả và đề xuất xử lý sai lệch (nếu có).
- Lưu trữ dữ liệu: Ghi chép và lưu trữ kết quả kiểm kê để phục vụ cho các kỳ sau.
Giải pháp Quản lý và Vận hành kho hàng WMS tại HTN Solutions
3. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu:
- Kiểm kê định kỳ: Thực hiện vào cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm) để tổng hợp số liệu.
- Kiểm kê liên tục: Theo dõi và cập nhật tồn kho thường xuyên, phù hợp với doanh nghiệp có lượng hàng hóa biến động lớn.
- Kiểm kê theo khu vực: Chia kho thành các khu vực nhỏ để kiểm tra từng phần, giảm áp lực cho nhân sự.
- Kiểm kê ngẫu nhiên: Kiểm tra bất ngờ một số mặt hàng để phát hiện sai sót kịp thời.
Sử dụng phần mềm kiểm kê hàng hóa sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các phương pháp này chính xác và nhanh chóng hơn, đặc biệt với kiểm kê liên tục.
Bài viết cùng chủ đề
Top 5 phần mềm quản lý kho tại Việt Nam: Doanh nghiệp nên chọn phần mềm nào?
4. Khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho?
Mặc dù tự kiểm kê có thể tiết kiệm chi phí, nhưng trong nhiều trường hợp, thuê ngoài dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho lại là giải pháp tối ưu. Dưới đây là những dấu hiệu doanh nghiệp nên cân nhắc:
- Quy mô kho lớn: Khi kho hàng có hàng nghìn sản phẩm, việc tự kiểm kê dễ dẫn đến sai sót và mất nhiều thời gian.
- Thiếu nhân sự chuyên nghiệp: Doanh nghiệp không có đội ngũ được đào tạo bài bản về cách kiểm kê kho hiệu quả hoặc không đủ nhân lực.
- Cần tính chính xác cao: Các công ty kiểm kê chuyên nghiệp sử dụng công nghệ hiện đại và phần mềm kiểm kê hàng hóa tiên tiến, đảm bảo kết quả chính xác.
- Tiết kiệm thời gian: Thuê ngoài giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi thay vì mất thời gian cho kiểm kê.
- Đáp ứng quy định phức tạp: Quy định về kiểm kê hàng tồn kho có thể phức tạp, đặc biệt với doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoặc ngành đặc thù. Các đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm sẽ đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
4.1. Lợi ích của dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho
- Chuyên nghiệp và chính xác: Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, kết hợp với phần mềm kiểm kê hàng hóa, đảm bảo kết quả đáng tin cậy.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động kho, tiết kiệm chi phí dài hạn nhờ phát hiện sớm sai lệch.
- Báo cáo chi tiết: Nhận báo cáo kiểm kê hàng tồn kho chuyên nghiệp, dễ hiểu, hỗ trợ ra quyết định.
- Công nghệ hiện đại: Các đơn vị dịch vụ thường sử dụng công nghệ như mã vạch, RFID, và phần mềm quản lý kho để tăng hiệu quả.
- Tuân thủ quy định: Đảm bảo doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ quy định về kiểm kê hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán và pháp luật.
5. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho khi thuê ngoài
Khi sử dụng dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho, quy trình thường được thực hiện chuyên nghiệp như sau:
- Khảo sát ban đầu: Đơn vị dịch vụ đánh giá quy mô kho, loại hàng hóa và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch: Xác định thời gian, phạm vi và phương pháp kiểm kê phù hợp.
- Thực hiện kiểm kê: Sử dụng công nghệ hiện đại như máy quét mã vạch, phần mềm kiểm kê hàng hóa để đếm và ghi nhận dữ liệu.
- Phân tích sai lệch: So sánh số liệu thực tế với sổ sách, tìm nguyên nhân chênh lệch.
- Báo cáo và tư vấn: Cung cấp báo cáo kiểm kê hàng tồn kho chi tiết, kèm theo đề xuất cải thiện quản lý kho.
- Hỗ trợ sau kiểm kê: Tư vấn cách tối ưu hóa quy trình quản lý kho, áp dụng công nghệ để duy trì hiệu quả lâu dài.
Ngoài ra bạn có thể tham khảo quy trình vận hành kho tại HTN Solutions đã được chuẩn hóa nhằm đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, xử lý và phân phối một cách hiệu quả, hệ thống vận hành kho thường được chia thành các bước chính từ khi hàng được tiếp nhận cho đến khi giao đến tay khách hàng. Trong đó, quản lý kho dược thiết kế thuận tiện cho việc kiểm kê hàng tồn kho.
6. Giải pháp quản lý kho tại HTN Solutions
- Khóa/mở vị trí hàng hóa để kiểm soát quyền truy cập và vận hành.
- Kiểm soát và cập nhật trạng thái hàng hóa (ví dụ: còn hàng, hết hàng, hư hỏng…).
- Ghi chú thông tin chung về từng lô hàng để phục vụ việc truy xuất sau này.
- Điều chuyển hàng hóa giữa các vị trí trong kho (đảo chuyển vị trí).
- Thực hiện replenishment (bổ sung hàng hóa cho các khu vực thiếu hụt), đặc biệt là hàng bán lẻ.
Bài viết cùng chủ đề
Tính năng nổi bật chính của WMS tại HTN Solutions
7. Cách kết hợp tự kiểm kê và thuê ngoài
Để đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp có thể kết hợp cả hai phương pháp.
- Tự kiểm kê định kỳ nhỏ: Thực hiện kiểm kê nội bộ cho các khu vực nhỏ hoặc mặt hàng ít biến động.
- Thuê ngoài cho kiểm kê lớn: Sử dụng dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho cho các kỳ kiểm kê toàn diện, đặc biệt vào cuối năm tài chính.
- Ứng dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm kiểm kê hàng hóa để hỗ trợ cả hai phương pháp, đảm bảo dữ liệu được đồng bộ và chính xác.
8. Kết luận
Kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động không thể thiếu để đảm bảo hiệu quả quản lý kho và vận hành doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô, nguồn lực và nhu cầu, doanh nghiệp có thể tự thực hiện các bước kiểm kê hàng tồn kho hoặc thuê ngoài dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho. Việc áp dụng các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp, kết hợp với phần mềm kiểm kê hàng hóa, sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tuân thủ quy định về kiểm kê hàng tồn kho và đạt được cách kiểm kê kho hiệu quả.
Hãy liên hệ ngay với HTN Solutions để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp quản lý tồn kho toàn diện. Tại HTN Solutions, chúng tôi cung cấp giải pháp IT Helpdesk và phần mềm WMS giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tối ưu nguồn lực và tăng trưởng bền vững.
HTN Solutions - Giải pháp IT toàn diện cho mọi doanh nghiệp với các dịch vụ tùy chỉnh như:
- Giải pháp Microsoft 365 : Tăng hiệu suất làm việc, giải quyết công việc một cách nhanh chóng, ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào và trên bất kỳ thiết bị nào.
- Giải pháp kho WMS : Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình quản lý kho, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất bởi việc đồng bộ real-time.
- Dịch vụ IT Helpdesk : Giảm thiểu tối đa rủi ro khi gặp sự cố kỹ thuật, tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
